بقلم: سليمان الجزائري
حقوق المؤلف محفوظة – جميع الحقوق محفوظة
ما هي الرقمنة؟ وما مفهومها وأساليبها، وما مدى استغلالها؟ وكيف نضعها موضع التنفيذ؟
يجب أن نمتلك الأدوات والوسائل اللازمة حتى نتمكن من التعامل مع الرقمنة بطريقة صحيحة، دون أن نرتكب أخطاء قد تكون لها نتائج سلبية وخطيرة.
ومن أخطر المخاطر التي قد تواجه الأنظمة الرقمية فقدان ذاكرتها بسبب الفيروسات الإلكترونية الخبيثة، وكذلك التجسس على أجهزة الكمبيوتر والأقراص المدمجة ووسائط التخزين، من خلال برمجيات خبيثة يتم إعدادها مسبقًا لتنفيذ مخططات إلكترونية قد تقف وراءها جهات أو دول معادية. وقد تكون هذه البرمجيات قادرة على حذف المعلومات أو إتلافها في أي وقت.
ولهذا السبب، فإن الرقمنة تحتاج إلى مختصين ومديرين قادرين على إتقانها وحمايتها. ومن الضروري أيضًا اعتماد تصنيف رقمي وآخر يدوي، من أجل الحفاظ على المعلومات وإنقاذها في حال تعرض النظام الرقمي للعطب أو الاختراق أو فقدان البيانات.
ومن الجيد أن تكون لدينا خبرات ومعارف خاصة بنا، إلى جانب الاستفادة من تجارب الآخرين، حتى نستطيع إدارة الرقمنة بطريقتنا الخاصة وتطويرها بما يتناسب مع احتياجاتنا وإمكاناتنا.
ولا شك أن الرقمنة تتميز بالسرعة في العمل الإداري وتسهيل الوصول إلى المعلومات وتنظيمها، لكنها في الوقت نفسه تحمل بعض الجوانب السلبية، خصوصًا عندما يتعلق الأمر بمحو البيانات أو فقدان الذاكرة الرقمية بعدة طرق، وقد ذكرنا في البداية بعض الأمثلة على ذلك.
لذلك، من الضروري الاحتفاظ بنسخة أرشيفية من المعلومات، سواء كانت رقمية أو ورقية. فإذا فقدنا الذاكرة الرقمية لأي سبب من الأسباب، يمكننا الرجوع إلى الأرشيف الثاني، واستعادة المعلومات ومواصلة العمل دون أن تتوقف الإدارة أو تضيع الوثائق.
إن الرقمنة ليست مجرد تحويل الوثائق الورقية إلى وثائق إلكترونية، وإنما هي منظومة متكاملة تحتاج إلى التخطيط والتنظيم والحماية والتكوين المستمر. وكلما أحسنّا إدارتها وتأمينها، أصبحت وسيلة فعالة لتطوير العمل الإداري وحفظ المعلومات وضمان استمراريتها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق